Verslas

Kaip tikslingai dirbti su kompiuteriniais dokumentais?

Document management solutions

Nors ir gyvename taip vadinamame „skaitmeniniame amžiuje“, tačiau popieriniai dokumentai vis dar sudaro nemažą dalį mūsų kasdienybės. Sąskaitos, važtaraščiai, CMR deklaracijos, įvairios anketos ir kiti dokumentai, nors ir yra vis dažniau perkeliami į skaitmeninį formatą, tačiau kartais tai daroma įprastu skenavimo ar fotografavimo būdu, kas šiek tiek apsunkina jų naudojimą paieškoje ar kai vėliau duomenis tenka suvesti į kitą programą ir susisteminti. Juk bet kokio skaitmeninio dokumento, pagrindinis pranašumas prieš popierinį, pirmiausiai yra galimybė greitai surasti reikiamą informaciją. Žinoma nenuvertiname ir kitų veiksnių, tokių kaip vietos taupymas ir ekologija, tačiau visgi kalbant iš praktinės pusės, greitas ir patogus duomenų prieinamumas neabejotinai yra svarbesni.

Įvairios dokumentų valdymo programos neabejotinai palengvina kasdienius darbus, rašant, redaguojant, atskiriant, sujungiant ar perkeliant informaciją. Microsoft Word ir panašios programos, dar vadinamos „tekstų redaktoriais“ yra daugelio naudojamos kasdien ir jau tapo tikru standartu be kurio sunku apsieiti. PDF – tapo vienu populiariausių formatu, siekiant skelbti ar dalintis įvairia informacija, tuo pačiu metu apsaugant jį nuo pakeitimų. Tačiau atsitinka taip, kad vienintelis būdas surinkti tam tikrus duomenis yra nuotraukos arba skenuoti dokumentai. Žinoma, saugoti tokią informaciją galima ir tokiu būdu, tačiau jei norėtume iš jos ištraukti kai kuriuos duomenis, turėtume rinktis vieną iš šių būdų:  

  1. Rinkiniui būdu perrašyti viską į naują dokumentą, arba suvesti į norimą programą.
  2. Pasinaudoti teksto atpažinimo programomis.

 Antras būdas neabejotinai pagreitina ir palengvina darbą, ypač kai su panašiomis užduotimis tenka susidurti pastoviai. Vienas geriausių sprendimų šioje situacijoje yra ABBYY Finereader – tai dokumentų programa, leidžianti paversti skenuotą arba fotografuotą dokumentą į redaguojamą failą, iš kuriuo daug paprasčiau ištraukti reikiamą informaciją ir panaudoti ją ten kur reikia.